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《信息服务中心(图书馆)档案管理制度》

发布时间:2018-12-18 文章来源:信息服务中心 点击次数:

信息服务中心(图书馆)(以下简称“中心”)档案管理是中心管理中的一项重要内容。中心档案真实记录了中心建立、建设、发展的历史过程。为了充分发挥档案管理的有效性,提高中心档案管理的效率,特制定本办法。

一、中心档案分类规划

1、中心档案按工作内容分类,分别为日常工作档案和技术工作档案。日常工作档案指中心各项行政管理工作中所产生的纸质或电子的管理文档;技术工作档案是指针对中心各项技术工作中保存或编写(经实际验证正确)的技术文档。

2、各科室负责人根据科室管理范围,科学、合理、准确地制定日常工作档案目录和技术工作档案目录,由档案管理员汇总形成中心档案管理目录。

二、中心档案管理要求

1、由中心档案管理员组织,在每个学期末(第18周)发布日常工作档案上交通知,严格按照中心档案管理目录执行。

2、纸质、电子文档由相关责任人负责对档案的收集、整理、分类及核对,并交至科室负责人审核确认,确保档案的齐全、准确、完整后,交档案管理员存档。

3、每项档案都必须有准确无误的原始数据、资料。归档的文件材料应质地优良、书绘工整、图样清晰。档案管理应积极应用计算机管理技术,建立电子档案。

4、档案的保管工作由档案管理员负责,其主要任务是做好档案信息材料的收集、整理、归档、存放、安全、管理,同时做好各种档案的收进、移出、借阅、丢失、销毁情况的详细记录,便于查找,统计上报。档案管理员更替时,交接手续必须严格,要有双方经手人签字,并注明交接日期和交接材料清单。

三、中心档案管理职责划分

1、中心主任主管中心档案工作,具体工作由档案管理员负责。

2、各科室负责人负责对各自科室内部档案进行审核确认。

3、相关工作负责人负责档案的收集、整理、分类等工作,要求所上交的档案确保齐全、准确、完整。

四、中心档案保存期限

1、仪器设备的有关资料应与设备共存,即保存至设备报废之日推后3年止。

2、其它资料均应长期保存。

五、中心档案保存方式

1、中心设专用档案室,用于档案材料保存与管理。

2、纸质文档分类保存,每个项目都要有目录、保存途径等相关信息,以便检索。

3、电子文档分类加密保存。

六、中心档案借阅

单位或个人因工作需要查阅或借用其有关档案资料者,须向档案管理员申请,主任同意批准后,方可查阅或借阅。

七、本办法自公布之日起施行。

 

 

信息服务中心(图书馆)日常工作档案归档参考目录.docx


  

 

 

信息服务中心(图书馆)

2018年11月